Schnelleres Bearbeiten von Fällen, Anliegen von Kundinnen und Kunden direkt am Telefon klären: Die Ausländerbehörde des Lahn-Dill-Kreises hat nahezu alle Ausländerakten digitalisiert. Somit kann jede und jeder Mitarbeitende in der Ausländerbehörde von seinem PC aus darauf zugreifen, egal ob in der Ausländerbehörde am Standort in Wetzlar oder in Dillenburg. Der Zugriff ist auch mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig möglich. Anliegen der Kundinnen und Kunden, die sich täglich telefonisch oder per E-Mail melden, können so deutlich effizienter bearbeitet werden. Bis zu 1.000 Anrufe gehen pro Tag bei der Ausländerbehörde ein.

„Diese Aufgabe neben der täglichen Arbeit sowie der deutlich gestiegenen Belastung durch den Ukraine-Krieg zu bewältigen, war eine sehr große Herausforderung für mein Team“, erklärt die Leiterin der Ausländerbehörde, Anna Katharina Neeb. Die Projektleitung hat Susanne Rotter inne, die sich nicht nur organisatorisch, sondern auch auf technischer Ebene einarbeiten musste und deren Engagement wesentlich für die erfolgreiche Umsetzung dieses großen Projektes war. „Dieser Einsatz zusätzlich zur ohnehin großen Arbeitsmenge ist nicht selbstverständlich und steht beispielhaft für die hohe Einsatzbereitschaft und den Teamgeist aller meiner Mitarbeitenden“, sagt Anna Katharina Neeb.

In regelmäßigen Treffen mit dem Dienstleister und der IT-Abteilung des Lahn-Dill-Kreises mussten Fragen, beispielsweise zur Datenpflege in der Fachanwendung, genau geklärt werden. „Es war ein langer konstruktiver Weg, bis alle beteiligten Parteien eine gute Lösung gefunden haben, sodass es tatsächlich möglich war, das Projekt im laufenden Dienstbetrieb umzusetzen“, erklärt Anna Katharina Neeb. 45.500 Akten haben die Mitarbeitenden der Ausländerbehörde händisch bereinigt und auf ihre Chronologie hin überprüft, bevor der Dienstleister sie einscannen und im digitalen System zur Verfügung stellen konnte. 21.000 Akten davon sind aktuell in der laufenden Bearbeitung, das bedeutet, dass zum Beispiel noch das Aufenthaltsrecht geprüft werden muss und der Zugriff auf diese Akten in Papierform für die Mitarbeitenden jederzeit gewährleistet sein musste.

Digitalisierung in der Ausländerbehörde wird weiter vorangetrieben
Ein kleiner Teil der Akten wird aufgrund verschiedener Besonderheiten in Papierform bleiben. Ende Oktober sollen alle Akten, bei denen es möglich ist, in digitaler Form vorliegen. Nach knapp zwei Jahren ist das Projekt damit abgeschlossen. Doch die Digitalisierung in der Behörde geht weiter. Künftig sollen die Kundinnen und Kunden auch Terminvereinbarungen, die Beantragung von Verpflichtungserklärungen und auch anderen Aufenthaltserlaubnissen online wahrnehmen können. Daran arbeiten die Mitarbeitenden ebenfalls parallel. Bereits jetzt ist es möglich, die Aufenthaltserlaubnis nach § 24 des Aufenthaltsgesetzbuches digital zu beantragen, weist die Leiterin der Ausländerbehörde auf einen wichtigen Service hin.

Auf der Internetseite des Lahn-Dill-Kreises sind schon viele Anträge digital zu finden, die die Kundinnen und Kunden der Ausländerbehörde auch gerne per E-Mail an abh@lahn-dill-kreis.de ausgefüllt zurückschicken können. Die Mitarbeitenden arbeiten zudem daran, die Formulare noch kundenfreundlicher zu gestalten.